Aufgrund der Geschäftstätigkeit hat Datenschutz einen besonders hohen Stellenwert im Fabasoft Konzern. Die Fabasoft AG und ihre Tochtergesellschaften (in der Folge: „Fabasoft“) haben sich dem Schutz von Informationen und insbesondere von personenbezogenen Daten verschrieben. Die Verarbeitung von deinen1 personenbezogenen Daten erfolgt im Einklang mit den Erfordernissen der EU-Datenschutzgrundverordnung und in Übereinstimmung mit den geltenden landesspezifischen Datenschutzbestimmungen.
¹) Fabasoft lebt täglich eine offene und direkte Kommunikation in Du-Form und praktiziert eine Open Door-Strategie über alle Hierarchieebenen hinweg.
Allgemeine Informationen
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich? – Konzernstruktur
Je nachdem, bei welcher Konzerngesellschaft du dich für eine Stelle bewirbst, gilt diese als datenschutzrechtliche Verantwortliche für deine Bewerbung. Die Fabasoft International Services GmbH ist datenschutzrechtliche Verantwortliche für den Fabasoft Talent Pool.
Alle Fabasoft-Gesellschaften des Konzerns findest du hier aufgelistet:
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Unternehmen |
Land |
Sitz |
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Fabasoft AG (Konzernmutter) |
Österreich |
Honauerstraße 4 |
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Fabasoft International Services GmbH |
Österreich |
Honauerstraße 4 |
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Fabasoft Approve GmbH |
Österreich |
Honauerstraße 4 |
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Fabasoft Contracts GmbH |
Österreich |
Honauerstraße 4 |
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Fabasoft R&D GmbH |
Österreich |
Honauerstraße 4 |
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Fabasoft Austria GmbH |
Österreich |
Honauerstraße 4 |
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Fabasoft Deutschland GmbH |
Deutschland |
THE SQUAIRE 13, Am Flughafen |
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Fabasoft 4teamwork AG1) |
Schweiz |
Dammweg 9 |
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Mindbreeze GmbH2) |
Österreich |
Honauerstraße 2 |
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Mindbreeze Corporation2) |
USA |
311 West Monroe Street |
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Xpublisher GmbH3) |
Deutschland |
Schleißheimer Straße 6-10 |
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Xpublisher Inc.3) |
USA |
Convene, 3rd floor |
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KnowledgeFox GmbH 4) |
Österreich |
Laxenburger Strasse 2 |
Ergänzende Information:
Diese Datenschutzerklärung dient als Ergänzung zur allgemeinen Datenschutzerklärung (abrufbar unter www.fabasoft.com/privacy) der Fabasoft, der allgemeinen Datenschutzerklärung der Fabasoft 4teamwork (abrufbar unter https://www.4teamwork.ch/datenschutzerklaerung/), der allgemeinen Datenschutzerklärung der Mindbreeze (abrufbar unter www.mindbreeze.com/privacy), der allgemeinen Datenschutzerklärung der Xpublisher (abrufbar unter www.xpublisher.com/privacy), der allgemeinen Datenschutzerklärung der KnowledgeFox (abrufbar unter https://knowledgefox.net/dsgvo/) sowie zur Information für Bewerber:innen.
Diese Datenschutzerklärung ist in der aktuellen Version auf der Fabasoft Website abrufbar und steht als PDF kostenlos zum Download zur Verfügung.
1) Die Fabasoft 4teamwork AG gehören zum Fabasoft-Konzern, haben aber einen eigenständigen Internetauftritt unter https://www.4teamwork.ch/ und treten gegenüber der Öffentlichkeit in einem eigenen Corporate Design auf.
2) Die Mindbreeze GmbH und ihr Tochterunternehmen die Mindbreeze Corporation gehören zum Fabasoft-Konzern, haben aber einen eigenständigen Internetauftritt unter www.mindbreeze.com und treten gegenüber der Öffentlichkeit in einem eigenen Corporate Design auf.
3) Die Xpublisher GmbH und ihr Tochterunternehmen die Xpublisher Inc. gehören zum Fabasoft-Konzern, haben aber einen eigenständigen Internetauftritt unter www.xpublisher.com und treten gegenüber der Öffentlichkeit in einem eigenen Corporate Design auf.
4) Die KnowledgeFox GmbH gehört zum Fabasoft-Konzern, hat aber einen eigenständigen Internetauftritt unter www.knowledgefox.net und tritt gegenüber der Öffentlichkeit in einem eigenen Corporate Design auf.
2. Welche Daten werden verarbeitet? Woher stammen die Daten (Datenquellen)?
2.1. Bei der bewerbenden Person erhobene Daten (Art 13 DSGVO)
Fabasoft verarbeitet personenbezogene Daten, die direkt bei der betroffenen Person erhoben wurden. Zum Zwecke der Teilnahme am Bewerbungsverfahren werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet: Personenbezogene Daten, die du uns bei deiner Bewerbung freiwillig zur Verfügung stellst nämlich Anrede, Name, Titel, Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Nationalität, Anschreiben, Motivationsschreiben, Lebenslauf, Schul- und Hochschulbildung, Arbeitszeugnisse, Unterlagen über deine Weiterbildung, beruflicher Werdegang, Fotos, Arbeitsproben.
2.2. Nicht bei der bewerbenden Person erhobene Daten (Art 14 DSGVO)
Ergänzend zu den von dir freiwillig zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten behält sich Fabasoft das Recht vor, auch Informationen aus Businessplattformen wie XING und LinkedIN zur Evaluierung deiner Angaben heranzuziehen. Dabei werden wir die Angaben aus deinen Bewerbungsunterlagen zu deinem Lebenslauf, Schul- und Hochschulbildung, Weiterbildung und beruflichen Werdegang mit auf XING und LinkedIN verfügbaren Angaben vergleichen und diese Daten speichern. Fabasoft hat an dieser Evaluierung ein berechtigtes Interesse.
Fabasoft setzt für die Mitarbeitersuche auch externe Personalsuchunternehmen („Recruiter“) ein. Sollten wir Bewerbungsunterlagen über dich von einem Recruiter erhalten, dann beinhalten diese: Anrede, Name, Titel, Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Nationalität, Anschreiben, Motivationsschreiben, Lebenslauf, Schul- und Hochschulbildung, Arbeitszeugnisse, Unterlagen über deine Weiterbildung, beruflicher Werdegang, Fotos, Arbeitsproben sowie eine Information des Recruiters, warum du für die von uns ausgeschriebene Stelle geeignet bist.
3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden personenbezogenen Daten verarbeitet?
3.1. Erfüllung von vorvertraglichen Pflichten gem Art 6 Abs 1 lit b DSGVO
Verarbeitung im Rahmen des Bewerbungsprozesses
Für die Evaluierung deiner Bewerbung ist es erforderlich, dass Mitarbeiter:innen im Bewerbermanagement, deine personenbezogenen Daten verarbeiten. Neben den stellenausschreibenden Personen der Gesellschaft bei der du dich bewirbst werden deine Daten ausgewählten Personalverantwortlichen der Fabasoft (Linienvorgesetzte im Konzern) zur Verfügung gestellt, um zu evaluieren, ob wir mit dir ein Arbeitsverhältnis eingehen können (vgl. Art.6 Abs. 1 lit b DSGVO).
3.2. Verarbeitung im Rahmen einer Einwilligung gem Art 6 Abs 1 lit a DSGVO
Verarbeitung für alternative Stellenangebote
Mitarbeiter:innen, die mit dem Bewerbungsprozess betraut sind, sind die zentrale Anlaufstelle im Bewerbermanagement. Im Rahmen der Evaluierungsphase von erhaltenen Bewerbungsunterlagen könnte sich herausstellen, dass angegebene Qualifikationen besser zu anderen offenen Positionen in der Fabasoft passen als zu der Position für die du dich beworben hast. In diesem Fall erhältst du vom Bewerbermanagement eine Benachrichtigung sowie Informationen zur vorgeschlagenen Position. Erst nach deiner Einwilligung werden deine personenbezogenen Daten an den/die jeweilige/n Personalverantwortliche/n weitergegeben. Erfolgt keine Einwilligung für die Änderung werden die personenbezogenen Daten entsprechend deiner Bewerbung verarbeitet. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Verarbeitung im Rahmen der Aufnahme in den Talent Pool
Die Aufnahme in den Talent Pool erfolgt nur, wenn du uns deine ausdrückliche Einwilligung dafür gibst. Der Talent Pool ist eine Plattform von Fabasoft um mit Bewerber:innen sowie identifizierten Talenten in Kontakt zu bleiben und wird vom Bewerbermanagement der Fabasoft International Services GmbH geführt. Aufgrund deiner Einwilligung werden Daten an andere Fabasoft-Gesellschaften des Konzerns weitergegeben. Talente aus dem Pool erhalten zielgerichtete Informationen bei Freiwerden einer passenden Position. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Unabhängig von den vorgenannten Rechtsgrundlagen und Verarbeitungsfällen kann es sein, dass Fabasoft für bestimmten Verarbeitungen eine Einwilligung benötigt und diese von dir einholt. Wenn du Fabasoft die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten erteilst, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich zu den in der Einwilligung festgelegten Zwecken, beispielsweise für die Anmeldung zu einem Karriere-Newsletter oder der Einladung zu Karriere-Veranstaltungen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
3.3. Wahrung berechtigter Interessen gem Art 6 Abs 1 lit f iVm Art 10 DSGVO
Sollte deine angestrebte Tätigkeit eine besondere Vertrauenswürdigkeit voraussetzen, verarbeiten wir die von dir bereitgestellten Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten. Dies tun wir auf Grundlage berechtigter Interessen der Fabasoft zur Überprüfung deiner Eignung im Rahmen des Eigenschutzes und des Verantwortungsschutzes iSd § 4 Abs 3 Z 2 DSG. Diese Daten werden nur für die Dauer von 7 Monaten nach Bereitstellung von uns verarbeitet.
3.4. Erteilung der ausdrücklichen Einwilligung gem Art 9 Abs 2 lit a DSGVO
Soweit eine Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten („interne 2-G-Regelung“) notwendig ist, dient Art 9 Abs 2 lit a DSGVO als Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Die Verarbeitung der Daten erfolgt ausschließlich aufgrund der erteilten ausdrücklichen Einwilligung im Zuge des persönlichen Bewerbungsgespräches und die damit verbundenen Schutzmaßnahmen, welche die Infektionsgefahr unserer Arbeitnehmer:innen in der anhaltenden Pandemie verhindern sollen.
Die Erforderlichkeit und Notwendigkeit der Verarbeitung der genannten Daten wird in regelmäßigen Abständen evaluiert und auf die aktuelle Situation abgestimmt. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
3.5. Profiling
Es findet keine automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten statt. Das bedeutet, dass wir keine personenbezogenen Daten verwenden, um ein Profil von dir zu erstellen um deine Vorlieben und Interessen zu analysieren.
4. Wer erhält personenbezogene Daten?
Die Fabasoft International Services GmbH erbringt als Auftragsverarbeiter das Bewerbermanagement von Fabasoft sowie (Personal) Marketing und Kommunikationsdienstleistungen. Innerhalb von Fabasoft erhalten diejenigen Mitarbeiter:innen, Abteilungen bzw. Fabasoft Gesellschaften personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung der oberhalb genannten Zwecke benötigen. Weiters kann es im Einzelfall und nur soweit erforderlich zu einer Weitergabe an wirtschaftstypische Empfänger kommen (wie Rechtsanwälte). Weiters übermitteln wir deine Daten im Einzelfall an unseren Datenschutzbeauftragten in Österreich oder Deutschland, um dessen Rat bei der Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorschriften einholen zu können, etwa wenn du Betroffenenrechte gegen uns geltend machst.
Innerhalb der Fabasoft-Gruppe bestehen unterschiedliche Schnittstellen und Datenverarbeitungsschritte, in denen einzelne unterschiedliche Verarbeitungsleistungen von personenbezogenen Daten zwischen den Konzern-Unternehmen erfolgen. Innerhalb von Fabasoft erhalten diejenigen Mitarbeiter:innen, Abteilungen, bzw. Fabasoft Gesellschaften personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung von vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten sowie berechtigten Interesse benötigen.
Die im „Rahmenvertrag Datenverarbeitung im Konzern Fabasoft“ definierten Bestimmungen dienen der transparenten Rollenverteilung der einzelnen Unternehmen der Fabasoft-Gruppe, als gemeinsam Verantwortliche iSd. Art 26 DSGVO bzw. als Verantwortliche und Auftragsverarbeiter iSd. Art 28 DSGVO, sowie der gesetzeskonformen Ausgestaltung dieses Rechtsverhältnisses, insbesondere im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO bzw. den jeweiligen nationalen Vorschriften zum Datenschutz. Im Falle eines Verstoßes gegen den Rahmenvertrag und/oder gegen anwendbare Datenschutzbestimmungen hat sich die Fabasoft International Services GmbH, FN 271303a, Honauerstraße 4, 4020 Linz, verpflichtet die Haftung für Ansprüche eines Betroffenen zu übernehmen. Somit steht den Betroffenen zur Geltendmachung ihrer Rechte ein Gerichtsstand innerhalb der EU zur Verfügung.
Der Rahmenvertrag steht als Download auf der Fabasoft Website unter https://www.fabasoft.com/de/ueber-uns/transparenz zur Verfügung.
Sofern personenbezogene Daten in die USA oder ein anderes Land mit einem niedrigeren Datenschutzniveau als jenes der EU übermittelt werden sollen, stellt Fabasoft vorab sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau vorliegt. Die im Einzelfall vereinbarten, geeigneten oder angemessenen Garantien, sowie die Möglichkeit eine Kopie von diesen zu erhalten, sind unter privacy@fabasoft.com verfügbar.
5. Wie lange werden die Daten gespeichert?
Fabasoft speichert deine personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren erhoben werden, nach Abschluss des Bewerbungsprozesses für die Dauer von 7 Monaten.
Wenn wir deine Daten von einem Recruiter erhalten, werden wir deine Daten unabhängig davon, ob wir dich kontaktieren oder nicht, für die Dauer von 7 Monaten nach Abschluss des Bewerbungsprozesses speichern.
Mit der Einwilligung zur Aufnahme in den Talent Pool erteilst du deine Zustimmung, dass deine personenbezogenen Daten 3 Jahre ab Aufnahme in den Talent Pool von Fabasoft gespeichert werden.
Personenbezogene Daten, die im Rahmen einer Zustimmung (z.B. für den Erhalt des Karriere-Newsletter, Einladung zu Karriere-Veranstaltungen) an Fabasoft übermittelt wurden, werden maximal drei Jahre ab der letzten Aktivität gespeichert, sofern nicht ein früherer Wiederruf erfolgt.
6. Wo werden die Daten gespeichert?
Fabasoft speichert Daten auf eigener Hardware in hochsicheren externen Rechenzentren in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
7. Welche Datenschutzrechte stehen dir als betroffene Person zu?
Du hast gem Art 15 DSGVO das Recht Auskunft darüber zu verlangen, welche Daten von dir bei uns verarbeitet werden. Weiters hast du das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung Sie betreffender unrichtiger oder unvollständiger Daten zu verlangen (siehe im Detail Art 16 DSGVO). Du hast grundsätzlich das Recht auf Löschung deiner Daten (siehe im Detail Art 17 DSGVO). Das Recht auf Löschung besteht jedoch z.B. nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen oder vertraglichen Verpflichtung erforderlich ist. Du hast das Recht, bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung deiner Daten zu verlangen (siehe im Detail Art 18 DSGVO). Du hast das Recht, gegen eine Verarbeitung deiner Daten, die zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder eines Dritten erforderlich ist, Widerspruch einzulegen. Im Fall eines Widerspruchs verarbeiten wir deine Daten nicht mehr, es sei denn, die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder wir haben zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung, die deine Interessen überwiegen (siehe im Detail Art 21 DSGVO). Du hast grundsätzlich auch das Recht, die Übertragung der von dir bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Das Recht auf Datenübertragbarkeit besteht jedoch nur, sofern die Verarbeitung auf deiner Einwilligung oder auf einem Vertrag beruht (siehe im Detail Art 20 DSGVO).
Sofern die Verarbeitung deiner Daten auf Grundlage deiner Einwilligung erfolgt, kannst du diese ohne Angabe von Gründen jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtsmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (siehe im Detail Art 7 Abs 3 DSGVO).
Sämtliche oben angeführten Rechte können für alle Fabasoft Gesellschaften über folgende Kanäle geltend gemacht werden.
Per E-Mail: privacy@fabasoft.com
Per Post: Fabasoft AG, c/o Datenschutz, Honauerstraße 4, 4020 Linz, Österreich
Sämtliche Rechte sind gegenüber Fabasoft schriftlich geltend zu machen. Um einen Missbrauch dieser Rechte durch Unberechtigte zu verhindern, musst du gegenüber Fabasoft deine Identität in geeigneter Form nachweisen, sofern diese nicht zweifelsfrei von uns feststellbar ist.
Sollte es, trotz unserer Verpflichtung deine Daten rechtmäßig zu verarbeiten, wider Erwarten zu einer Verletzung deines Rechts auf rechtmäßige Verarbeitung deiner Daten kommen, hast du das Recht, eine Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde oder bei einer anderen Datenschutz-Aufsichtsbehörde in der EU, insbesondere an deinem Aufenthalts- oder Arbeitsort zu erheben.
8. Kontakt zum Datenschutzbeauftragten
Fabasoft verfügt über ein mit datenschutzrechtlichen Themen betrautes Datensicherheits-Team („Privacy Team“). Die Kontaktdaten dieses Privacy Teams sind auf https://www.fabasoft.com/privacy aktuell gehalten. Das Privacy-Team kann über privacy@fabasoft.com kontaktiert werden.
Soweit von der DSGVO bzw. den nationalen Vorschriften vorgeschrieben, wird Fabasoft einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Die Kontaktdaten dieses Datenschutzbeauftragen sind auf https://www.fabasoft.com/privacy aktuell gehalten.